由於各類空間的使用皆需要被管理及規範，越大型場所所提供的空間資源更是豐富，也更需要管理，因此本文將以工業科學園區、校園為標的進行探討，也適用於其他如醫療、公領域及商業大樓等相關領域參考。
就空間提供單位而言，通常會將會議、討論室視為重要的管理標的，而空間使用預約系統也就因應而生，此類管理系統確實發揮了功效，不僅供使用者於線上瀏覽明確知悉會議室安排情形且可直接預約會議室，達到會議室行程透明化、申請流程系統化的目的，一旦遇到空間使用時間上的衝突，也可因會議人數多寡，知悉是哪個預約單位後，進行會議室空間調換等立即性的相關協調。
然而，空間使用預約系統雖然解決了預約的問題，卻在實際運作過程裡，讓管理者面臨了以下的管理盲點及問題：
1. 預約後，因故取消，或無故缺席，無法有效約束
2. 超過預約使用時間，卻繼續使用，延遲後續預約使用者的權益
3. 會議室使用完畢後，未確實關閉電燈、冷氣等主要用電設施，造成無謂的浪費
4. 預約人數少於實際與會人數，形成會議空間的浪費或擠壓其他需求大空間的使用者
為了解決上述衍生的問題，「預約並簽到」似乎是正本清源的解決方法，但採用紙本簽到絕非資訊化的本意，因此空間預約管理系統內即陸續加入各式可整合簽到的工具，目前最簡便且實用的簽到方法，即採用RFID識別證整合T&A（門禁考勤設備）最為普遍。然此類門禁考勤設備畢竟為專屬功能，而空間預約系統在需隨時變動及整合控制的需求下，終端設備具備「智慧」的能力就成為「空間預約管理系統」解決方案的關鍵要素之一。
由於基本型的T&A設備，通常為SOC單晶片架構產品，可程式化功能相形之下較為薄弱，因此，就如上述第三點，當會議室使用完畢，使用者忘記關閉設備電源，就需要有智慧化的管理控制機制，以達節能政策;又如第二點，超過預約使用時間，影響後續預約使用者的權益，以及第四點預約人數少於實際與會人數時，是否能進行有效的管理機制，都在在考驗著管理者，所以，基本型的T&A設備必須升級為具備智慧整合終端「可程式化」的管理設備，始能因應各種應用情境的需求及變化。
雖然空間預約管理系統所述為空間的管理，但事實上空間預約管理系統與設施的管控是一體的，根據國際設施管理協會（IFMA）和美國國會圖書館對設施管理（Facility Management，簡稱FM）的定義，是「以保持業務空間高品質的生活和提高投資效益為目的，以最新的技術對人類有效的生活環境進行規劃、整備和維護管理的工作」。
由此可知，空間與設施的管理密不可分。廣義而言，空間內的設施都需要管理，實際運作時，管理者關心的除了空間有效使用外，還是以節能為考量，因此各類型園區內空間所提供的座位管理即成為往外擴展的管理標的，以圖書館而言，座位大致可區分為：
1. 有視聽設備的座位（視聽媒體座位）
2. 有電腦設備的座位（資訊島／檢索座位、學習共享區、學習教室）
3. 多個閘門（出入口）內的座位（自修室／夜讀區）
4. 有檯燈的座位（一般閱讀區／自修座位）
上述的座位管理，可控管：桌面的檯燈、電腦螢幕電源、視聽螢幕電源及設備的網路埠，當使用者於空間開放時間內預約可使用的座位後，並透過智慧整合終端設備的權限管控機制，於指定時間內靠卡報到，始能順利使用座位的設備資源，達成預約、設施管考等一氣呵成的目的。
從會議室、討論室及座位預約至設施整合控制等管考功能，都是空間管理的範圍，近年來在「物聯網」的推波助瀾下，許多標榜智慧的設備如插座、電燈、各式感知觸發器等陸續於市面上販售，而空間管理系統不僅強調後台管理，更強調端末間的智慧辨識及整合應用，透過此類物聯網設備支援雙向訊息的傳輸，更能如虎添翼，為空間管理系統紮下更深化的管理及應用。